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项目管理中的沟通方式

来源:www.hylnbx.cn   时间:2023-02-21 12:45   点击:297  编辑:admin   手机版

一、项目管理中的沟通方式

在项目的运营中,项目的沟通是尤为重要的。下面给大家介绍项目管理中的沟通方式,欢迎阅读!

项目管理中的沟通方式 1 官方沟通与非官方沟通

所谓官方沟通即按项目运营期间正式规定的渠道及方式进行信息的传递和交流。诸如定期的汇报、远程电话会、各种例会以及与客户间的正式往来函件。其特点是信息精准且具备强制力,但沟通速度及形式局限性较大。

非官方沟通多为在官方沟通之外的一切信息的交流及传递。可以是雇员之间的交谈、各种小道消息等等。这种沟通的特点信息流通迅速、形式灵活方便,且能获得官方渠道中难以获得的信息,但其真实性难以确定。

2 上行沟通、下行沟通和平行沟通

上行沟通多为下属向上级汇报情况即自下而上的沟通。项目经理应更多的鼓励项目团队成员积极向直属上级反映项目运营情况,上行沟通的顺畅是项目工作开展的前提,亦是项目经理掌握项目全盘执行情况做出各种决策的基础。

下行沟通多指团队领导对员工进行自上而下的信息传达。诸如将项目整体规划、时间节点、重大里程碑等信息传递给相关工作人员。下行沟通的流畅则更多的对项目的整体进程有较大的宏观推动作用。

平行沟通是指团队内部成员间的沟通以及涉及项目的运营的各平行部门间的信息交流。在项目整个执行进程中,经常会出现各相关部门间为资源、人力、设备等诸多因素发生矛盾及争执,导致冲突的主要根源是部门间的互相沟通不流畅。所以部门间的平行沟通对减少矛盾冲突以及信息的流畅是尤为关键的。

单/双项沟通也是沟通的其中一种形式。单项沟通多为做报告、发布通知、指令等。信息发出者与接收者这两者之间不存在信息反馈只是单方面的信息传递。这种沟通的特点是信息量大、传递迅速,但因信息发出者与接收者之间没有互动,亦使得信息接收者产生抵触情绪,并不能讲信息深入的理解消化。双向沟通是信息发出者与接收者相互协商讨论的'进行沟通。信息发出者在传递信息之后需听取反馈意见,并经过多次探讨最终双方取得意见一致为止。这种性质的沟通有着较大的互动性,易于双方建立感情,就是信息发送者会面对较大压力,需随时受到质疑,信息传递理解的速度较慢。

3 书面沟通和口头沟通

书面沟通多为较正式的沟通,且相关信息亦可作为资料长期保存、反复查阅口头沟通灵活性高、沟通迅速,沟通的双方存在较大互动亦可灵活自由的交换意见传递信息。

经过对以上多种沟通方式的大致了解,在实际项目运营中项目管理人更应该关注如何进行有效的沟通以促进项目全面、健康的运营。这中间或许会涉及多种沟通方式及渠道,而且会得到不止一种形式的反馈,由此更要建立多种渠道的沟通,尽量采取面对面沟通,判断接受者对你的沟通如何敏感,尽量使用简单的语言并用实际行动使所说的话更具执行力。

二、沟通管理计划的主要内容有哪些

沟通管理计划是项目管理计划的组成部分,描述将如何规划,结构化、执行与监督项目沟通, 以提高沟通的有效性。主要内容包括以下方面:

1、干系人的沟通需求;

2、需要沟通的信息,包括语言、内容、格式、详细程度;

3、发布相关信息的原因;

4、发布所需信息的时限和频率;

5、负责沟通相关信息的人员;

6、有权发布机密信息的人员;

7、将要接收信息的个人或小组;

8、传递信息的技术和方法,如备忘录、电子邮件等;

9、为沟通活动分配的资源,如时间和预算;

10、问题升级流程,用于规定问题上报时限和上报路径;

11、随项目进展对沟通规划进行更新与优化的方法;

12、通用术语表;

13、信息流向图、工作流程、报告清单、会议计划等;

14、沟通制约因素;

15、项目状态会议、项目团队会议等的指南和模板。

沟通管理计划需要对项目整个生命周期的沟通对象、沟通内容、沟通频率、沟通方法等各个方面进行计划与安排,并明确沟通责任,如由谁负责沟通,沟通的标准是什么,在沟通过程中出现问题及冲突时谁应该负责并进行补救等,为实现有效沟通提供依据。

主要内容有:

(1)需要收集什么信息。

(2)在什么时候收集。

(3)以什么方式收集。

(4)什么时候、以什么方式、向谁发送什么信息。

(5)主要项目相关方的联系方式。

(6)对关键术语的定义。

(7)如何更新沟通管理计划。

书面的沟通管理计划有助于项目相关方建立对项目的合理期望,因此沟通管理计划应该尽早编制并不断审查和更新。

按照美国项目管理协会的描述,沟通管理计划应该包括以下内容。 

(1)项目干系人沟通要求。 

(2)对要发布信息的描述,包括格式、内容和详尽程度。 

(3)信息接收的个人或组织。 

(4)传达信息所需的技术或方法,如备忘录、电子邮件和/或新闻发布等。 

(5)沟通频率,如每周沟通等。 

(6)上报过程,对下层无法解决的问题,确定问题上报的时间要求和管理链(名称)。 

(7)随项目的进展对沟通管理计划更新与细化的方法。 

(8)通用词语表。

三、项目管理中沟通的重要性?

1、准确理解公司决策,提高工作效率,化解管理矛盾

公司决策需要一个有效的沟通过程才能施行,沟通的过程就是对决策的理解传达的过程。决策表达得准确、清晰、简洁是进行有效沟通的前提,只有在部门之间、职员之间进行有效的沟通才能化解这些矛盾,使工作顺利进行。日事清是最好的沟通工具。可以增加员工之间的互动功能。

2、从表象问题过渡到实质问题的手段

企业管理讲求实效,只有从问题的实际出发,实事求是才能解决问题。而在沟通中获得的信息是最及时、最前沿、最实际、最能够反映当前工作情况的。在企业的经营管理中出现的各种各样的问题,如果单纯的从事物的表面现象来解决问题,不深入了解情况,接触问题本质,会给企业带来灾难性的损失。

3、激励职工,形成健康、积极的企业文化

人具有自然属性和社会属性,在实际的社会生活中,在满足其生理需求时还要满足其精神需求。每个人都希望得到别人的尊重,社会的认可和自我价值的实现。一个优秀的管理者,激发他们的创造性和工作热情,为企业贡献更大的力量。对于资历深的老同志,企业管理者应重视尊重他们,发挥他们的经验优势,与他们经常接触,相互交流,给予适当的培训,以调动其工作积极性。

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